El objetivo principal de este artículo es establecer cómo debe llevarse a cabo un proceso de gestión dentro de Persat.
📑 Definición:
Este documento describe el proceso y la configuración necesarios dentro de Persat para llevar un control efectivo del stock de inventarios independientes 📦. Es decir, aquellos productos o materiales que tu empresa compra y luego consume, utiliza en servicios o vende, sin pasar por un proceso de fabricación interna. Permite saber cuánto tienes, cuánto entra y cuánto sale.
📑 ¿Cómo funciona?
La gestión de inventarios en Persat se basa en la interacción entre una base de datos central y formularios específicos:
🔵 Punto Central: La Master DB de Productos: Se crea una tabla
Master DBque actúa como tu catálogo maestro. Cada producto tiene una fila única con suCódigo,Detalle(nombre),Unidad de Medida,Costoy, lo más importante, elStock actual🔢.➡️ Evento Desencadenante: Formularios de Movimiento: Cada vez que ocurre un movimiento de stock en el mundo real (una compra, un uso en servicio, un ajuste), el personal completa un formulario específico en Persat (Ej: Formulario de Compra, Formulario de Uso/Venta, Formulario de Ajuste).
⚙️ Lógica de Actualización: Al guardar uno de estos formularios, Persat automáticamente:
Identifica el/los producto(s) involucrado(s) usando su
Código.Localiza ese producto en la
Master DBde Productos.Suma o resta la cantidad indicada en el formulario al campo
Stock actualde ese producto en laMaster DB, según el tipo de operación (las compras suman, los usos/ventas restan, los ajustes pueden sumar o restar).
📊 Resultado: Stock Actualizado: La columna
Stock actualen laMaster DBsiempre refleja la cantidad teórica disponible de cada producto, basada en los movimientos registrados a través de los formularios. ¡Así puedes consultar tu inventario actualizado directamente en Persat!
📑 ¿Cuándo es necesario? Este sistema es fundamental si tu empresa necesita:
✅ Llevar un control preciso de los materiales o productos que compra y consume/vende.
📉 Evitar quiebres de stock o excesos de inventario.
📊 Conocer el valor monetario de tu inventario (usando el campo
Costo).🚚 Registrar el consumo de insumos por parte de técnicos en campo durante los servicios.
🛒 Documentar las entradas de mercadería (compras) y las salidas (usos, ventas, devoluciones, ajustes).
🧐 Auditar los movimientos de stock y tener trazabilidad.
📑 ¿Qué necesito? ¿Este sistema es para mí? Evalúa si esta solución se ajusta a tus necesidades:
❓ ¿Manejas productos físicos que necesitas contar y controlar (herramientas, repuestos, insumos, mercadería)?
❓ ¿Tus productos son de "inventario independiente" (los compras y los usas/vendes tal cual, sin transformarlos)? 🚨 IMPORTANTE: Persat SOLO gestiona este tipo de inventarios.
❓ ¿Necesitas que tus técnicos de campo 📱 registren fácilmente los materiales que usan en cada servicio?
❓ ¿Quieres que el personal de oficina 💻 pueda registrar compras o hacer ajustes de inventario?
❓ ¿Buscas tener un lugar centralizado (
Master DB) para consultar el stock disponible de cada artículo al instante?❓ ¿Prefieres que el stock se actualice automáticamente al completar formularios, en lugar de hacerlo manualmente?
Si respondiste "Sí" a la mayoría de estas preguntas, ¡este sistema de gestión de inventarios en Persat es para ti! 👍
📑 Ejemplo de un formulario de compra en Persat
📑 Ejemplo de un formulario de venta en Persat
☝️ RECOMENDACIÓN IMPORTANTE ❗
Si bien la tabla Master DB permite realizar modificaciones manuales del stock, NO es aconsejable hacerlo. Esto puede generar inconsistencias y se considera una mala práctica de gestión. 👎 Todo movimiento de stock debe registrarse utilizando los formularios correspondientes (Compra, Uso/Venta, Ajuste) para mantener la integridad y trazabilidad del sistema.
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