El objetivo principal de este artículo es establecer cómo debe llevarse a cabo un proceso de gestión dentro de Persat.
1. Definiciones importantes para la Gestión de Stock en Persat
1.1. Personal involucrado
Líderes o coordinadores: Son aquellas personas encargadas de llevar adelante las aprobaciones de la gestión de stock. Utilizan Persat mayormente desde la PC.
Técnicos de campo: Son aquellas personas que realizan el servicio operativo que la compañía. Utilizan Persat desde el celular.
Este artìculo describe a las personas que utilizan Persat para el registro de operaciones.
1.2. Gestión de Stock
La gestión de stock es el proceso por el cual una compañía lleva adelante el control de sus consumos de insumos y materiales. Esto implica tener en claro cuánto producto se compra, cuánto se vende y cuando se ajusta por fallas o problemas con los productos.
1.3. Inventarios Independientes
Son aquellos cuyos niveles de demanda no dependen directamente de la producción o venta de otros artículos. Generalmente corresponden a productos terminados o artículos de consumo final. Por ejemplo, si no realizamos procesos de fabricación, podríamos decir que lo mismo que compramos, es lo mismo que vendemos y es a este concepto al que llamamos inventarios independientes.
1.4. Inventarios Dependientes
Son aquellos cuyos niveles de demanda dependen directamente de la demanda de otros artículos, como componentes o materias primas necesarias para fabricar un producto final. Este tipo de inventarios no se gestionan dentro de Persat.
🚨 IMPORTANTE 🚨
Dentro de Persat, SOLO podemos gestionar inventarios independientes.
2. Conceptos y operaciones para gestionar stock
2.1. Base de datos de productos
Para gestionar el stock, es necesario tener una tabla que represente los datos estándar que se van a manejar. En Persat, creamos una tabla Master DB para llevar adelante este proceso de registro.
La tabla Master DB debe contener las siguiente columnas:
Código: Es el registro que identifica de forma única cada producto. La tabla no permite que haya 2 códigos iguales.
Detalle: Hace referencia al nombre o descripción del producto.
UdM: Es la unidad de medida del producto. Estas unidades de medida permiten medir el consumo y llevar adelante la analítica en la gestión de inventarios.
Costo: Hace referencia al valor monetario en el que incurre la compañía para adquirir cada uno de los productos.
Stock actual: Hace referencia a la cantidad numérica de la unidad de medida del
producto.
También pueden agregarse campos como "stock mímino" y otros más que puedan ayudar a mejorar el control del stock.
2.2. Sumar stock al sistema de inventarios
Incorporar stock al sistema, implica aumentar la cantidad numérica de uno o más productos. Cuando incorporamos stock, la compañía cuenta con más productos disponibles para vender.
La suma de stock en un sistema de inventarios se produce por lo siguiente:
➡︎ Compra: Mediante la compra, sumamos stock al sistema. Así es como entran productos al inventario a nuestro inventario.
➡︎ Ajuste positivo: Si por alguna razón, el inventario físico no coincide con el del sistema, es necesario realizar un ajuste para reflejar la realidad. Si el ajuste es positivo, entonces sumamos stock al sistema.
➡︎ Devolución de venta: Cuando un producto es devuelto por el cliente, ese movimiento puede generar una devolución de stock al sistema, aumentando así la cantidad del producto. Este proceso NO ocurre en todos los casos, pero sì es importante tenerlo en cuenta.
2.3. Restar stock al sistema de inventarios
Utilizar de alguna forma los productos en stock del sistema, implica reducir la cantidad numérica de uno o más productos. Cuando utilizamos el stock, la compañía está vendiendo productos o bien puede estar devolviendo productos al proveedor o ajustando las cantidades en el sistema.
La restar de stock en un sistema de inventarios se produce por lo siguiente:
➡︎ Devolución de compra: Mediante la compra, podríamos estar devolviendo materiales al proveedor. Puede ocurrir que se dio ingreso al insumo o material, pero luego de un control se detectó una falla que requiere devolución. En estos casos, productos que ya estaban en stock salen del sistema por una devolución al proveedor.
➡︎ Ajuste negativo: Si por alguna razón, el inventario físico no coincide con el del sistema, es necesario realizar un ajuste para reflejar la realidad. Si el ajuste es negativo, entonces restamos stock al sistema.
➡︎ Venta: Cuando realizamos un servicio técnico en un cliente y consumimos insumos o materiales, estamos restando stock del sistema. Este proceso ocurre en muchas operaciones y es una parte clave de la gestión de inventarios en la compañía.
2.4. Ejemplo de un formulario de compra en Persat
2.5. Ejemplo de un formulario de venta en Persat
3. Lógica del gestor de stock
En Persat, el corazón de la gestión de inventarios es la Master de Productos. Esta tabla será el medio por el cual se podrá consultar el stock actual de uno o más productos en el sistema. Cuando se utilice un formulario, sea de compra, de ajuste o de un formulario, el sistema realizará operaciones para mover las cantidades de stock de acuerdo a la operación que sea (sea que se sume o se reste stock).
☝️ RECOMENDACIÓN ❗
Si bien la tabla permite realizar modificaciones de forma manual, NO es aconsejable hacerlo porque invita a la manipulación del stock, un punto considerado como mala práctica de gestión. Todo movimiento debe ser realizado por la operación lógica utilizando los formularios correspondientes.
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