Guía Completa del Módulo de Gestión de Clientes
En este artículo, te mostraremos en detalle la funcionalidad del módulo de Gestión de Clientes, el CRM de Persat, para que puedas sacar el máximo provecho de la plataforma.
1. Listado Principal de Clientes
Al ingresar a la sección de Clientes, encontrarás un listado completo de todos los clientes cargados en la plataforma. Desde esta vista principal, puedes realizar varias acciones clave:
Búsqueda Rápida: Utiliza el filtro de búsqueda superior para encontrar clientes por Razón Social, Número de Cliente o cualquier texto contenido en su descripción.
Búsqueda Avanzada: Accede a un panel con múltiples opciones de filtro para realizar búsquedas más específicas y detalladas según tus necesidades.
Acciones Masivas: Desde el menú de tres puntos, tendrás las siguientes opciones:
Importar o Modificar Masivamente: Actualiza los datos de tus clientes cargando un archivo.
Exportar Resultados: Descarga un listado completo de tus clientes en formato Excel.
2. Ficha del Cliente: Toda la Información en un Vistazo
Al hacer clic en cualquier cliente, accederás a su ficha, que centraliza toda su información y actividades relacionadas.
Datos Principales
Aquí podrás ver y editar los campos básicos del cliente, como el detalle de la dirección, nombre, correo electrónico, teléfono y otros campos personalizados, como un enlace a una foto específica.
Objetos o Equipos del Cliente
Esta sección te permite asociar y gestionar elementos específicos que pertenecen a un cliente. Por ejemplo, si tu negocio es de aires acondicionados, aquí verás un listado de todos los equipos instalados en la ubicación del cliente, con detalles como:
Número de ID
Marca
Modelo
Enlace a una foto del equipo
Nota: Esta sección es completamente configurable. Puedes adaptarla para registrar cualquier tipo de producto, equipo o elemento que necesites asociar a tus clientes.
Historial de Visitas y Formularios
En esta pestaña se registra toda la actividad relacionada con el cliente, mostrando las últimas visitas y trabajos realizados (por ejemplo, Órdenes de Trabajo).
Ver historial completo: Puedes navegar hasta la primera interacción registrada con el cliente.
Cargar nuevos formularios: Desde aquí mismo, puedes añadir un nuevo formulario al historial del cliente (ej. un informe de servicio), completarlo y guardarlo.
Logística
Si tu empresa maneja logística, en esta pestaña podrás consultar el historial de todas las entregas que se hayan cargado para ese cliente.
Seguimientos
La pestaña de Seguimientos es ideal para gestionar tareas y recordatorios. Te permite tener un control de actividades pendientes asociadas a un cliente.
Crear un seguimiento: Por ejemplo, puedes crear una tarea como "Enviar presupuesto por instalación".
Personalizar: Asigna un color, establece una fecha y hora, y elige un responsable.
Recordatorios: Configura un recordatorio por correo electrónico (similar a Google Calendar) para asegurarte de que la tarea no se olvide.
Órdenes de Trabajo (OT) Repetitivas
Esta funcionalidad es perfecta para empresas que realizan mantenimientos o visitas técnicas frecuentes.
Automatiza visitas: Configura órdenes de trabajo que se repitan con una frecuencia definida (ej. cada dos semanas, los viernes a las 11:00 AM).
Múltiples reglas: Puedes crear varias reglas de repetición para un mismo cliente (ej. una visita quincenal y otra mensual).
Ahorra tiempo: Evita tener que asignar manualmente las mismas órdenes de trabajo una y otra vez.
3. Vistas de Mapa
El módulo ofrece dos tipos de visualización geográfica para analizar la ubicación y actividad de tus clientes.
Vista de Mapa Estándar: Muestra la ubicación exacta de cada cliente en el mapa.
Mapa de Calor: Esta potente herramienta te permite identificar visualmente la frecuencia de las visitas a tus clientes mediante un código de colores:
Verde: Visitas muy recientes.
Amarillo: Visitas con una antigüedad media.
Rojo: Clientes que no han sido visitados en mucho tiempo.
El rango de días para cada color es totalmente configurable. Por ejemplo, puedes ajustarlo para que considere "reciente" a las visitas de los últimos 30 días. Los clientes sin visitas registradas aparecerán con un signo de exclamación.
4. Gestión Centralizada de Seguimientos y Objetos
Además de gestionar la información desde la ficha de cada cliente, puedes hacerlo de forma centralizada.
Panel de Seguimientos: En la parte superior izquierda de la interfaz, encontrarás una pestaña de Seguimientos que te ofrece una vista compacta de todas las tareas pendientes, filtradas por:
Hoy
Vencidos
Esta semana
Próxima semana
Panel de Objetos/Equipos: Puedes acceder a un listado general de todos los "objetos" (ej. aires acondicionados) cargados en la plataforma, sin necesidad de entrar a cada cliente. Desde aquí puedes:
Añadir nuevos equipos, indicando a qué cliente pertenecen.
Importar y exportar la información masivamente a través de un archivo Excel (.csv).
5. Configuración y Bases de Datos Maestras (Master DB)
La mayor parte de la personalización del módulo se realiza desde la sección de Ajustes.
Ficha de Clientes: Añade, edita o elimina campos de la ficha del cliente, asegurándote de que el tipo de campo (número, mail, link) sea el correcto.
Tipos de Clientes: Personaliza los íconos que representan a cada tipo de cliente en el mapa.
Grupos de Clientes: Crea grupos para segmentar tu cartera. Esta función es muy útil para equipos de ventas, ya que permite asignar un grupo de clientes a un vendedor específico, de modo que solo pueda visualizar los suyos (mientras que un administrador ve todos).
Objetos en Clientes: Aquí configuras la "ficha" de los equipos o elementos que asocias a tus clientes (ej. los campos para "Aires Acondicionados").
Master Database: Te permite crear y gestionar bases de datos maestras de productos o insumos.
Estructura: Define los campos que necesitas (ej. código único, detalle, precio).
Listas de Precios: Puedes manejar diferentes listas (mayorista, minorista, etc.).
Actualización Centralizada: Si actualizas un precio en la base de datos maestra, se reflejará automáticamente para el técnico o vendedor cuando cargue un formulario.
A través del siguiente video te mostramos todas las características disponibles para trabajar con tu cartera de clientes. Cómo exportarlos, cómo poder corroborar el historial de formularios digitales relacionados y Órdenes de Trabajo, Entregas, el uso del CRM interno (Seguimientos), equipos/instrumentos/inventario de trabajo asociados a los clientes. También el mapa de calor de visitas realizadas por formularios digitales cargados en determinado período de tiempo.
¿Me acompañás a verlo? Vamos!!
NOTA: El video posee audio 😉!