Funcionalidad
La funcionalidad de objetos/equipos en clientes permite asociar nuestros activos en clientes, por ejemplo, equipos que nosotros entregamos en consignación, alquiler, etc. o equipos del cliente sobre los cuáles prestamos servicio técnico.
Para ilustrar un poco más lo que se puede hacer con esta función nombramos los siguientes ejemplos en caso de entrega en alquiler, consignación, etc:
Fotocopiadoras, Equipos de limpieza, Dispenser de agua, Cafeteras, Heladeras, Autoelevadores, etc. En el caso de que el equipamiento sea del cliente y la empresa le da servicio de mantenimiento, se nos ocurren los siguientes ejemplos:
Equipos de aire acondicionado (condensadores y evaporadores), Sistemas de alarma, Circuitos cerrados de tv, Arcos sanitizantes, Máquinas expendedoras, etc.
Estos equipos registrados en un cliente pueden luego accederse desde las Órdenes de Trabajo y/o Formularios Digitales, lo cual habilita a un técnico a ver los equipos que dispone ese cliente por tipo para poder buscarlos y elegirlos dejando el detalle de las tareas realizadas, ya sea la entrega o el mantenimiento.
Configurar y crear objetos
Para configurar objetos, entonces, se accede a Gestión de clientes, y dentro de Ajustes, a la opción Objetos en Clientes.
Una vez dentro, hacer click en la opción Agregar Objeto.
Ingresar el nombre de la categoría de objetos que queremos definir. Esto podría indicar que se trata de estaciones cebaderas, fotocopiadoras, aires acondicionados, o cualquier otro tipo de equipo que queramos registrar sobre los clientes.
Luego se desplegará una pantalla para configurar el tipo de objeto:
Se puede cambiar el nombre de la categoría, si se desea.
Seleccionar un ícono representativo de lo que se desea registrar.
Configurar el campo único. Este campo permite identificar a cada objeto de forma única, es decir, podría bien ser el número de serie de un equipo, un modelo de un equipo, un número simple que no se repita, o el nombre y apellido de una persona.
Configurar los campos adicionales. En este ejemplo, el número de serie es el campo único, y la marca y modelo son dos campos adicionales. Pueden agregarse tantos campos como se consideren necesarios.
Una vez configurado, guardar los cambios.
Hecho esto podremos cargar los activos correspondientes en cada cliente, para ello se debe acceder al cliente y acceder a la categoría correspondiente. En este caso, equipos.
Una vez allí se podrán visualizar los equipos cargados y modificarlos, o bien agregar nuevos.
Por defecto se verán 2 campos por cada equipo, se puede acceder a cada uno para ver el detalle completo.
Integrar objetos con órdenes de trabajo y formularios
Una vez configurado, el inventario de equipos en los clientes, por ejemplo, tanto la coordinación como los técnicos pueden acceder a él a través de las órdenes de trabajo y formularios. Para ello, es necesario agregar el componente Lista de Elementos a la plantilla de la orden de trabajo o formulario.
Agregar el componente Lista de elementos.
Aparecerá en el diseño, se la puede desplazar o borrar.
Seleccionar qué categoría de objetos debe mostrar la lista. En este ejemplo se selecciona la categoría Equipos para que traiga los equipos configurados previamente.
Seleccionar qué campos de los objetos aparecerán. Como mínimo debe aparecer uno de los campos, el Campo único, que en este caso es el número de serie.
De esta forma se puede configurar, por ejemplo, para que el inventario de equipos del cliente aparezca tanto en las órdenes de trabajo tanto en las indicaciones del trabajo a realizar como en la devolución del técnico.
Permisos
Para que un usuario pueda visualizar es lista debemos otorgar el permiso "Ver elementos en clientes". Para poder otorgar este permisos, se accede desde Usuarios y Permisos, Modificar Permisos.
En el caso que necesitamos que el usuario no pueda ver esta lista, porque, por ejemplo, hay información que el coordinador no quiere que el usuario vea, se desactiva este permiso.
📣¿Si elimino este permiso puedo seguir visualizando los equipos cargados?
Si, estos elementos pueden visualizarse desde la orden de trabajo o formulario digital que estén cargando al cliente.
🚨Importante
Es importante destacar que el usuario no va a poder visualizar los objetos desde la ficha de cliente.
Importar masivamente
Para poder importar de forma masiva todos los objetos en clientes que necesitemos en nuestro servidor vamos a seguir los siguientes pasos.
Completar todos los objetos en un archivo excel.
Guardar el archivo en CSV (delimitado por comas)
Importar el archivo en Persat
Coincidir las columnas que queremos crear o modificar y accionar el botón "Siguiente",
Concluido el paso anterior hacemos click sobre le botón Siguiente que dará comienzo a la importación o actualización de la información de los Equipos. Terminado el proceso nos mostrará una imagen como la siguiente
En este caso hemos realizado solo una simple actualización de los datos y el proceso fue exitoso.
En caso realizar una importación el primer casillero mostrará algún valor numérico.
En el caso que haya errores, como por ejemplo que existan en la base equipos que no se han asignado a un Nro. de Cliente existente veremos una pantalla como la siguiente
Donde si analizamos los errores que descargamos veremos
Una vez realizado estos pasos se crearan todos los objetos en clientes que hayamos cargado en el archivo.
Mover equipo/objetos de un cliente a otro
Esta acción se puede realizar mediante una importación donde el Nro. de Cliente sea el del cliente al que queremos mover el equipo/objeto o bien lo podemos hacer a mano.
Para hacerlo en forma masiva, revisar el título anterior, para hacerlo de forma Manual continuar con los siguientes pasos:
Seleccionamos el listado de objetos que contiene los que queremos modificar, para el ejemplo se llama Equipos así nos muestra su Base a la derecha
Ahora hacemos click sobre el ícono del lápiz en el registro de la base que queramos cambiar de cliente
En esta ventana podemos modificar manualmente cualquier dato del equipo, objeto o registro.
En caso de querer cambiar el cliente, hacemos click sobre el primer campo y no aparecerá el buscado de clientes
Donde podrás buscar por Nro. de Cliente o Razón Social para realizar el cambio rápidamente.
Una vez realizadas la modificaciones hacemos click sobre el botón guardar para concluir.
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