🤔¿Qué significa?
Este complemento automatiza la generación, almacenamiento y envío de informes en formato PDF en Persat. Permite generar PDFs individuales por cada acción finalizada (Orden de Trabajo, Formulario Digital o Entrega), almacenarlos en la carpeta del cliente en Google Drive, y luego, opcionalmente, unificar todos los PDFs generados en un único informe final para enviar al cliente. Además, ofrece la posibilidad de concatenar un nuevo formulario relacionado al que se está trabajando. 📂
📲¿Cómo funciona?
El flujo de este complemento se divide en dos partes principales:
Concatenación de Procesos:
Link al artículo donde se explica esta automatización.
Deberemos tener un número de trazabilidad, que se traslada de acción en acción, para poder relacionar el proceso de Inicio a Fin.
Generación y Almacenamiento de PDFs Individuales:
Cuando se finaliza una acción en Persat (Orden de Trabajo, Formulario Digital o Entrega), el sistema genera automáticamente un PDF con la información relevante. 📄
Este PDF se almacena en una carpeta específica del cliente en Google Drive, facilitando la organización y el acceso a los documentos. ☁️
Generación y Envío del Informe Final:
Dentro del Formulario, al completarlo, se presenta una etiqueta con dos opciones:
Crear documento relacionado:
Genera un PDF y lo almacena, además de concatenar un nuevo formulario relacionado.
Finalizar proceso:
Si se elige "Finalizar proceso", el sistema busca todos los PDFs generados para ese cliente, los unifica en un único PDF final y lo envía al cliente. 📧
Esta opción permite consolidar toda la información de las diferentes visitas o trabajos en un solo documento, evitando la necesidad de enviar múltiples archivos.
📆 ¿Cuándo es necesario?
Este complemento es esencial en situaciones donde:
Se requiere generar documentación detallada y formal de cada interacción con el cliente.
Es necesario mantener un registro organizado de los documentos por cliente.
Se desea optimizar el proceso de envío de informes, consolidando la información en un único documento final.
Se necesita concatenar formularios para continuar con el proceso de trabajo.
Ejemplos:
Una empresa de servicios técnicos que realiza múltiples visitas a un cliente para reparar un equipo. Con este complemento, se genera un PDF por cada visita, detallando el trabajo realizado. Al finalizar todas las visitas, se genera un informe final consolidado con toda la información.
Una empresa de construcción que realiza diferentes etapas en un proyecto. Se genera un PDF por cada etapa completada, y al finalizar el proyecto, se envía un informe final al cliente con el resumen de todas las etapas.
👀 ¿Qué necesito? ¿Este complemento es para mí?
Este complemento es para ti si:
¿Necesitas generar informes en PDF de tus actividades en Persat? ✅
¿Quieres mantener un registro organizado de los documentos por cliente en Google Drive? ✅
¿Deseas enviar un único informe final consolidado en lugar de múltiples documentos? ✅
¿Necesitas concatenar formularios para continuar con el proceso de trabajo? ✅
Si respondiste afirmativamente a estas preguntas, ¡este complemento es ideal para ti!
✍️ Ejemplo:
Imagina que eres un instalador de sistemas de seguridad. 🧑🔧
Realizas una visita inicial a un cliente para evaluar sus necesidades (Formulario Digital). Se genera un PDF con el presupuesto y las especificaciones.
Luego, realizas la instalación del sistema (Orden de Trabajo). Se genera un PDF con los detalles de la instalación.
Finalmente, realizas una capacitación al cliente sobre el uso del sistema (Entrega). Se genera un PDF con el manual de usuario y las recomendaciones.
En lugar de enviar tres PDFs separados al cliente, utilizas la opción "Finalizar proceso" para generar un único informe final que incluye toda la información de las tres etapas. ¡Un informe completo y profesional! 🚀
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