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Un sistema SaaS o "Software as a Service", es un modelo de distribución de software en el que tanto el software como los datos manejados son centralizados y alojados en un único servidor externo a la empresa. Esto implica que el software utilizado por la empresa no se encuentra en la misma, sino que un proveedor se ocupa del hosting de dicho software en la nube, así como del mantenimiento y el soporte.

La empresa contratante accede al software y todos sus datos a través de un navegador web desde cualquier ordenador. Eso quiere decir que toda la información, procesos, resultados, etc. almacenados en este software son de fácil acceso desde cualquier lugar. Tanto el software como los datos están centralizados y hospedados en un único servidor.

¿Qué implica el hecho de que podamos operar con aplicaciones alojadas en servidores externos? La principal novedad es que el uso del software ya no se basa en la instalación de la aplicación en los ordenadores locales de la empresa. Cualquier trabajador puede acceder al programa desde cualquier punto del mundo sin necesidad de instalación previa, gran ventaja para empresas que operan a nivel global. Además, se reducen los costes de licencias, mantenimiento y soporte y se mejora la movilidad.

La implantación de un sistema SaaS para el software empresarial puede ofrecer muchas ventajas a la organización.

Una de las grandes diferencias con el modelo tradicional es que en el sistema SaaS el software ya se encuentra configurado. Esto supone un importante ahorro de tiempo en la fase de instalación y configuración del software en cada uno de los ordenadores que lo van a utilizar.

Esta centralización del software también supone una reducción en los costes de adquisición. La ubicación compartida de la aplicación reduce los costes de licencia de hardware y software, ya que el pago de un alquiler por el servicio es suficiente. Esto hace que muchas PYMES puedan acceder al uso de software especializado que en el modelo de distribución tradicional no podrían asumir debido a que supone una carga importante en sus costes de estructura.

Pero no sólo se reducen los costes de adquisición, lo mismo sucede con los gastos de mantenimiento y soporte. La  empresa proveedora del servicio SaaS también se ocupará de estos servicios, de modo que la empresa contratante no necesita un departamento interno especializado en ello y se puede despreocupar de este punto.

Generalmente las soluciones SaaS operan en un contexto Cloud que se puede escalar e integrar con otras soluciones de Software as a Service. Si lo comparamos con el modelo tradicional de distribución de software, el usuario ya no necesita comprar otra aplicación o servidor. Basta con habilitar otro sistema SaaS y encargarle su alojamiento al mismo proveedor.

Los proveedores de sistemas de Software as a Service se encargan de ir actualizando sus aplicaciones y ofrecérselas a sus clientes. Los gastos y esfuerzos dedicados a la actualización del software se reducen considerablemente, ya que no es necesario comprar e instalar la última versión por cada actualización.

Las soluciones SaaS son de fácil uso sobre cualquier sistema operativo que utilice la empresa. Estas aplicaciones suelen incorporar muestras de fácil uso y un servicio de soporte por parte de la empresa proveedora. Además, los usuarios pueden testear las distintas funcionalidades del software antes de realizar la compra definitiva.

Como se observa, este modelo de distribución de software supone un sistema totalmente nuevo del que las corporaciones pueden beneficiarse considerablemente. Todavía existen escépticos de las soluciones SaaS que se amparan en la creencia de que “es mejor tener mis datos en mi ordenador”. No obstante, cada vez son más las empresas que se decantan por los nuevos modelos, del mismo modo que las empresas proveedoras de servicios SaaS aumentan en cantidad y tamaño. Un sector que ha crecido tan rápido que no ha dado tiempo a sus profesionales a formarse en las competencias específicas de SaaS, Cloud Computing y demás tendencias en software.

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