📣 Encontrarás en este artículo todo lo necesario para el uso de este módulo. Nuestro objetivo es que luego de leerlo seas un experto😎
IMPORTANTE: Todos los videos de este artículo poseen audio 😉!
👉 Generalidades del Módulo Gestión de Entregas
Te mostramos en un resumen la introducción al uso de las principales funcionalidades.
Este artículo describe las funcionalidades principales del módulo de Gestión de Entregas, diseñado para optimizar todo tu proceso logístico, desde la importación de paquetes hasta el reporte final.
El módulo está organizado de manera secuencial para guiarte a través de cada etapa del proceso:
Importar: Carga masiva de las entregas a realizar.
Entregas: Visualiza y gestiona toda la información digitalizada.
Rutear: Organiza las entregas en rutas optimizadas y asígnalas a los operadores.
Calendario: Supervisa las rutas programadas y su progreso en tiempo real.
Reportes: Analiza el rendimiento y exporta los datos de tus operaciones.
Antes de comenzar con el flujo de trabajo, es fundamental configurar los ajustes del módulo.
1. Configuración del Módulo (Ajustes)
En la sección de Ajustes, encontrarás tres apartados clave para personalizar el módulo según tus necesidades.
a. Depósitos
Aquí puedes configurar el o los depósitos desde donde operan tus flotas. Es el punto de partida para la creación de rutas.
b. Tipos de Entregas
Esta opción te permite crear plantillas personalizadas para los diferentes tipos de productos que entregas (ej: paquetería, electrodomésticos, documentos, etc.). Cada tipo de entrega se compone de dos formularios:
Formulario de Ida (Indicaciones): Contiene la información y las instrucciones que necesita el operador en la calle para realizar la entrega.
Formulario de Vuelta (Resultados): Es el formulario que el operador debe completar para registrar el resultado de la entrega (ej: entregado, no entregado, entrega parcial).
c. Notificaciones
Desde aquí puedes configurar las comunicaciones para el cliente final.
Notificaciones por Email: Puedes crear plantillas de correo electrónico para notificar a tus clientes que una ruta ha sido asignada y que su pedido llegará en una fecha y horario estimados. Estas notificaciones se envían de forma masiva una vez que la ruta está confirmada.
Nota: Actualmente, las notificaciones por SMS y WhatsApp están en fase de evaluación debido a sus costos.
2. Flujo de Trabajo: Paso a Paso
Una vez configurado el módulo, puedes comenzar con el proceso operativo.
Paso 1: Importar Entregas
En la pestaña Importar, puedes cargar masivamente todas las entregas utilizando un archivo de Excel.
Descargar Plantilla: Usa la plantilla proporcionada para asegurar que toda la información necesaria (dirección, datos del cliente, indicaciones del formulario de ida) se cargue correctamente.
Geocodificación: El sistema procesa las direcciones para obtener la latitud y longitud exactas, garantizando que el operador llegue al punto preciso.
Paso 2: Gestionar Entregas
La pestaña Entregas funciona como tu base de datos central. Aquí puedes visualizar toda la información cargada.
Vista de Lista: Muestra los datos en un formato similar a una hoja de cálculo.
Vista de Mapa: Permite ver todas las entregas georreferenciadas en un mapa. Cada entrega tiene un color que indica su estado actual.
Estados de las Entregas:
⚪ Pendiente: La entrega ha sido importada.
⚫ Lista para rutear: La entrega está confirmada y lista para ser incluida en una ruta.
🔵 Asignada: La entrega ya forma parte de una ruta asignada a un operador.
🔴 No Finalizada: El operador no pudo completar la entrega.
🟡 Finalizada con Desvío: Se realizó una entrega parcial de la mercadería.
🟢 Finalizada: La entrega se completó con éxito.
El filtro avanzado te permite buscar y clasificar entregas por estado, fecha o cualquier otro criterio.
Paso 3: Armado de Rutas (Rutear)
Una vez que tienes entregas en estado "Lista para rutear", puedes pasar a la pestaña Rutear.
A la izquierda, verás el listado de entregas listas para ser ruteadas.
Selecciona las que deseas incluir y utiliza las estrategias de ruteo.
El algoritmo creará las rutas optimizadas, las cuales podrás asignar a tus operadores o vehículos disponibles.
Paso 4: Calendario de Rutas
El Calendario es tu centro de control para la supervisión diaria. Aquí puedes ver todas las rutas asignadas para hoy, mañana o días anteriores. Desde esta vista puedes:
Ver el progreso en tiempo real de cada ruta.
Acceder al detalle y ver el orden de visita de las entregas.
Imprimir etiquetas para los paquetes.
Modificar la fecha o el vehículo asignado.
Cancelar una ruta completa.
Enviar la notificación masiva por email a los clientes finales.
Paso 5: Reportes
En la sección de Reportes, puedes analizar el rendimiento de tus operaciones. Te permite filtrar y obtener información detallada de todas las entregas a partir del estado "Asignada". Los datos pueden ser exportados a un archivo de Excel que se enviará a tu correo electrónico.
3. La Visión del Operador en la App Móvil
Tu equipo en la calle interactúa con el sistema a través de la aplicación móvil.
Visualización de Rutas: El operador ve en su dispositivo la ruta que le fue asignada para el día, con las entregas en el orden establecido.
Detalle de Entrega: Al entrar a una entrega, accede a toda la información de ida: dirección, contacto y las indicaciones que cargaste.
Registro de Resultados: El operador utiliza el formulario de vuelta para registrar el estado de la entrega (entregado, no entregado, etc.) y completar los campos que necesites.
Sincronización en Tiempo Real: En cuanto el operador guarda los cambios, el estado de la entrega se actualiza inmediatamente en la plataforma web, permitiéndote ver el avance de la ruta en el calendario al instante.
👉 Un Importador pensado para vos
El proceso de importar los pedidos a la plataforma es clave! por eso desarrollamos un importador único, que te va a permitir tener control y visión de tus pedidos para que puedas ubicarlos en el mapa y coordinar las entregas de la mejor forma.
Te contamos como usarlo en este video:
👉 También podés cargar tus entregas de forma manual
Si bien el importador es muy fácil de usar y muy potente también tenés la posibilidad de cargar las entregas de forma manual. Esto te puede servir por ejemplo cuando a último momento te traen un nuevo paquee a entregar y debes cargarlo en Persat para poder trabajarlo con el resto de las entregas.
👉 Dos configuraciones necesarias para el uso del módulo
1.1 Tipos de Entrega
Si bien los tipos de entrega en sí son los formularios que van a almcenar los datos tanto para informarle al Operador/Chofer que ocurre con esa entrega como la información que queremos que ese Operador/Choferes nos devuelva una vez realizada esa entrega.
En el siguiente video te mostramos esta operativa en detalle.
Si querés saber qué y cómo podés agregar componentes en tus formularios de indicaciones o devoluciones, mirá el siguiente video 👇👇
1.2 Depósitos y Notificaciones
Vemos en este tutorial como poder configurar nuestros Depósitos y también con ajustar la Notificación por email que queremos que le llegue al destinatario de la mercadería y así aumentar la posibilidad de que la persona permanezca en esa dirección para recibirlo.